Calcula costos de kilometraje en empresas y su cálculo en 2023 en España
¿Te has preguntado cuál es el valor del reembolso por kilómetro en las compañías españolas? La tarifa por kilómetro es establecida en el acuerdo laboral de cada empresa, o en su ausencia, en el del sector correspondiente. Sin embargo, el método utilizado para determinar dicho monto usualmente es desconocido y esto suele generar interrogantes. En la última versión del Reporte del Reembolso por Kilómetro, te brindamos las respuestas.
El método para determinar el costo del recorrido por kilómetro
Cálculo del kilometraje en una empresa:Un empleado ha utilizado su vehículo personal para acudir a una visita de un cliente. En total, ha recorrido 100 kilómetros (50 de ida y 50 de vuelta), y sus gastos asociados en este trayecto han sido de 20 € de combustible.
Si la empresa paga el kilometraje a 0,25 por kilómetro, entonces el trabajador recibirá una compensación de 25 € por este viaje. Esta cantidad se incluirá en su nómina. Sin embargo, solo deberá pagar impuestos por 6 €, lo que significa que los otros 19 € estarán exentos.
Cómo se calcula
Regulación de los gastos de gasolina en España
Es importante destacar que en España no existe una regulación rigurosa en cuanto a los gastos relacionados con la gasolina. Dichos gastos están sujetos a la política de cada empresa.
No se trata de una falta de legislación o regulación, sino más bien de la interpretación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de España. En su sección sobre "Asignaciones para gastos de locomoción", se establece que la tarifa por kilómetro recorrido es de 0,19 euros. Esta cantidad está exenta de impuestos y no tiene que ser declarada.
Por lo tanto, queda en manos de cada empresa decidir si desean pagar una tarifa más elevada, como 0,50 euros por kilómetro y litro de combustible utilizado, de los cuales 0,31 euros tendrán que ser declarados como salario en el IRPF, o si se adhieren a la tarifa de 0,19 euros establecida por la Administración.
Es requerida por ley la declaración de los gastos de combustible
En España, el precio por kilometraje no está regulado y queda a discreción de cada empresa. Sin embargo, hay un límite de 0,19€ establecido por el convenio, a partir del cual el empleado debe pagar impuestos por los costes de kilometraje.
Es importante tener en cuenta que este límite máximo sin impuestos no implica que la empresa esté obligada a reembolsar dicha cantidad al empleado.
Aunque no es una obligación legal, registar los kilómetros comerciales y declararlos a la empresa siempre es un beneficio añadido para los empleados. De esta forma, tienen derecho a una desgravación sin impuestos de sus gastos de kilometraje.
Optimización del reembolso por millaje en tu compañía Una guía práctica
En el futuro, una tendencia importante en el mundo laboral es la de brindar cuidado y valoración al trabajador, y tu empresa puede demostrar esto de una manera excelente a través del precio del kilometraje.
Este aspecto es un cóctel de varios ingredientes que deben ser analizados individualmente y en conjunto antes de ser mezclados para determinar las correspondientes compensaciones.
¡No pierdas la oportunidad de demostrar a tus empleados lo importantes que son para ti a través del precio del kilometraje!
Justificación y liquidación
Demostrar la realidad del desplazamiento y su carácter necesario: Es fundamental que la empresa pueda justificar de manera fehaciente la necesidad del trabajador de realizar un desplazamiento como parte de su jornada laboral. Asimismo, se debe evidenciar que dicho desplazamiento era imprescindible para el correcto cumplimiento de sus funciones.Comprobar la distancia del desplazamiento: Otro aspecto relevante es demostrar la distancia recorrida durante el desplazamiento en cuestión. Para ello, habrá que proporcionar registros precisos y detallados sobre la ruta y la distancia recorrida, como por ejemplo un justificante de ruta o un registro de kilómetros recorridos.Incluir la información en la documentación pertinente: Para evitar problemas en caso de posibles inspecciones o comprobaciones, es recomendable que toda la información referente al desplazamiento se incluya en la documentación correspondiente, como por ejemplo en los informes de gastos del trabajador.Exención de tributación y de cotización a la Seguridad Social: En caso de que se cumplan todos los requisitos mencionados anteriormente, el trabajador podrá disfrutar de una exención en la tributación y en la cotización a la Seguridad Social por los gastos de kilometraje en sus desplazamientos laborales. Esto supone un beneficio tanto para el trabajador como para la empresa.Además, mantener un registro preciso de los gastos y la distancia recorrida facilitará posibles comprobaciones en el futuro.
Cómo evitar equivocaciones en el manejo de los kilómetros
Al registrar manualmente los gastos de viaje, los trabajadores en movimiento pueden cometer errores que acarreen costes a la empresa. Estos errores pueden incluir gastos duplicados, recibos ilegibles o cálculos incorrectos de kilómetros recorridos.
Para evitar estos inconvenientes, una solución eficiente y ágil es implementar una herramienta de digitalización de gastos en el departamento financiero. Con Okticket, por ejemplo, es posible establecer un costo por kilómetro o configurar rutas habituales.
Además de los beneficios evidentes de ahorro de tiempo y dinero, la automatización de procesos permite analizar la evolución de los gastos de la empresa. De esta forma, se facilita la toma de decisiones estratégicas.
Explorando los gastos de kilometraje Qué son y cómo se calculan
Muchos trabajadores hacen desplazamientos relacionados con su actividad profesional utilizando su vehículo propio. Por ello, la empresa se hace cargo de cubrir estos gastos.Estos gastos, que incluyen el desplazamiento, el desgaste y el consumo del vehículo, son conocidos como gastos en kilometraje. El importe de estos gastos varía dependiendo de las políticas de cada empresa y/o sector.Durante el primer trimestre de 2023, Tickelia llevó a cabo un estudio sobre los gastos de empresa, analizando más de 2 millones de informes de kilometraje de más de 1800 empresas. Los resultados revelaron que el precio del kilometraje suele situarse entre 0,19€ y 0,30€ aproximadamente, siendo la media de 0,24€.
Alternativas de administración para viáticos y reembolsos de traslados
Distintos modelos de gestión se pueden implementar en una empresa para controlar los gastos de dietas y kilometraje. Es una responsabilidad del empleador seleccionar el más adecuado para sus intereses y de sus trabajadores, tomando en cuenta las necesidades del sector y las frecuentes actividades de su personal.Gracias a este sistema de gestión, la empresa optimiza el uso de sus recursos y ahorra el tiempo invertido en supervisar, validar y gestionar detalladamente los gastos, agilizando todo el proceso de revisión y aprobación de las mismas.
En este modelo, los empleados deben justificar cada gasto. Luego de ser evaluados y validados por el departamento administrativo o financiero, los gastos aprobados son reembolsados al trabajador respectivo. Así, se promueve la transparencia y el cumplimiento de las políticas y normativas de la empresa en materia de gastos.
